Die Verfahrensdokumentation – und warum sie doch absolut notwendig ist.

Notwendig

Die Verfahrensdokumentation – und warum sie doch absolut notwendig ist.

Seit 2015 geistert der Begriff GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.) durch die Welt der Steuerberater und Unternehmer.

Der eine sagt, ich brauch es nicht, der andere sagt noch nie was davon gehört und wiederum ein dritter meint, es betrifft ihn nicht, da sein Steuerberater sagt, dass das nur für bestimmte Branchen zutrifft. Oder derjenige, dem es bekannt ist und er trotzdem nicht dazu bereit ist, da bisher nichts passiert ist. So wie wenn ich bei ROT über eine Ampel fahre, kann gutgehen oder auch nicht.

Wer hat denn nun recht? Dazu später mehr.

Schauen wir uns erstmal an was das eigentlich ist, eine Verfahrensdokumentation:

Eine Verfahrensdokumentation stellt vollständig und klar strukturiert den organisatorischen und auch den technischen Workflow (Prozess) der eingesetzten DV Systeme im Unternehmen dar.

Eine Verfahrensdokumentation ist DAS Handbuch für den Betrieb. Hierbei werden alle Arbeitsschritte beschrieben, z. B. was passiert mit einem Beleg, der in das Unternehmen kommt – bis hin zu, wie wird der Beleg an den Steuerberater übermittelt. Aber auch, welche Arbeitsschritte fallen an bei der Archivierung und welche Software wird dazu verwendet. Ist das Rechnungsprogramm GoBD-Konform und weiteres mehr.

Dazu sollen passende Kontrollmechaniken im Unternehmen implementiert werden damit auch ein Standard gehalten werden kann.

Normalerweise besteht eine Verfahrensdokumentation aus den folgenden Bestandteilen:

  • Allgemeine Beschreibung,
  • Anwenderdokumentation,
  • technische Systemdokumentation,
  • Betriebsdokumentation und Internes Kontrollsystem (IKS).

Gerade das IKS beleuchten wir dann mal später – und den Vorteil für den Unternehmer.

Wie umfangreich eine erstellte Verfahrensdokumentation ist, liegt nicht an uns, sondern daran, was im Unternehmen an Soft- und Hardware verwendet wird. Oftmals kein starres Konstrukt, sondern ein in sich übergreifendes lebendiges Miteinander. Umso wichtiger die Systeme zu erfassen.

Was kommt dann noch in eine Verfahrensdokumentation? Und warum? Und was sind die einzelnen Bestandteile:

Allgemeine Beschreibung: Eine sprichwörtlich allgemeine Beschreibung der dokumentierten Tätigkeit.

Anwenderdokumentation: Die Anwenderdokumentation stellt die Bedienungsanleitung für die sachgerechte Nutzung der jeweils eingesetzten EDV und IT-System dar.

Technische Systemdokumentation: welche IT- und DV-Systeme werden genutzt, welche Hardware, Netzwerke, oder Cloud-Anwendungen sind im Einsatz? Welche Daten-Strukturen bestehen? Wie arbeiteten die einzelnen EDV-Bereiche zusammen? Wie sind Datenschutz und Datensicherung organisiert?

Betriebsdokumentation: Bei der Erstellung der Betriebsdokumentation geht es um die Beschreibung der Belegorganisation sowie der Einhaltung der Vorgaben der Software-Programme.

Ja und dann ist es wieder das IKS. Darum kümmern wir uns später.

Kommen wir darauf zurück WER eine Verfahrensdokumentation braucht, wo es steht und warum.

Um es auf den Punkt zu bringen:
“Sind Sie Unternehmer, müssen Ihre Bücher stimmen. Setzen Sie hier elektronische Hilfsmittel ein, betrifft Sie die Verfahrensdokumentation.”

Oder anders ausgedrückt: in jedem Unternehmen in dem unterschiedliche DV-Systeme eingesetzt werden muss nach den GoBD somit für jedes System eine eigene Verfahrensdokumentation vorgehalten werden aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse hervorgehen.

Siehe auch Randziffer 151 des Schreibens des BMF:
Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems bezieht (siehe unter 3.), muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Damit kommen wir wieder zum Anfang zurück. Sie erinnern sich an die vier Typen. Es gibt keine Ausrede. Sie müssen eine VD erstellen, ganz egal ob Ihr Steuerberater sagt, Sie brauchen keine. Lassen Sie sich das umgehend schriftlich geben – mal schauen, ob er dies macht. Wenn Sie dies nicht schriftlich bekommen, sollten Sie nachdenken warum wohl?

Ja, da war doch noch was mit den Vorteilen. Genau. Ihre Vorteile. Es ist doch auffällig, dass bei der Erstellung Vorteile in Überzahl vorhanden sind: das sind natürlich die steuerlichen Belange, aber der viel größere Bereich sind die außersteuerlichen Themen. Denn die VD machen Sie als Unternehmer nicht für das Finanzamt – sondern für sich. Dazu gehören schlankere Arbeitsprozesse, ein noch besseres Miteinander mit dem Steuerberater, den Vorteil der Digitalisierung endlich im Betrieb zu nutzen.

Die Aufgabe ist da – Sie sind Unternehmer – wir haben die Lösung für Ihre Herausforderung.

Weitere Informationen folgen im nächsten BLOG, da noch nicht alle Fragen beantwortet wurden. Zusätzlich schauen wir uns an, wozu ein IKS benötigt wird und was es kann.

Photo by: Andreas Klassen @schmaendels on @unsplash

“Mein Steuerberater sagt, dass ich keine Erfassung für mein Unternehmen benötige!” Es gibt viele Fragen, rund um diesen Bereich. Wir haben den Überblick und die dazu passenden ergänzenden Informationen und Aussagen von Stuttgarter Richtern und den anstehenden Anpassungen im Prüfungsverhalten von Finanzämtern in Baden-Württemberg.

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