Verfahrensdokumentation oder Prozessoptimierung – der versteckte Vorteil für jeden Unternehmer

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Verfahrensdokumentation oder Prozessoptimierung – der versteckte Vorteil für jeden Unternehmer.

Dieser Tage stellen viele Unternehmer fest, dass Ihnen eine wichtige Voraussetzung für eine saubere Buchführung fehlt – eine Verfahrensdokumentation. Zwar ist diese seit 2015 Bestandteil der GoBD, wird jedoch erst in letzter Zeit z.B. bei Betriebsprüfungen verlangt. Was ist diese Verfahrensdokumentation, und was bringt sie dem eigenen Unternehmen? Verfahrensdokumentation oder Prozessoptimierung – der versteckte Vorteil für jeden Unternehmer.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

In einer Verfahrensdokumentation werden alle vor- und nachgelagerten DV-Systeme detailliert beschrieben. Daraus geht hervor, wie Ihre Buchhaltung aufgebaut ist. Weiterhin werden Struktur, Ablauf und die Organisation des Unternehmens dargestellt. Letztendlich jeder individuelle Geschäftsprozess. Diese Vorgänge sind Kernstück der Verfahrensdokumentation und müssen schriftlich erfasst werden.

Übersicht Aufbau Verfahrensdokumentation

Allgemeine Beschreibung:

In der allgemeinen Erfassung Ihres Unternehmens wird die Struktur beschrieben. Weiterhin wird beleuchtet, welcher Mitarbeiter für die jeweilige Erfassung verantwortlich zeichnet. Abschließend wird das betriebliche Umfeld betrachtet, z.B. zu welcher Branche Ihr Unternehmen zählt und welche fachlichen Eigenheiten dies mit sich bringt. Dies ist unter anderem relevant, da es Softwareseitig Branchenlösungen gibt, sich auch in ihrem Funktionsumfang teils drastisch unterscheiden können.

Die darin integrierte Prozessbeschreibung betrachtet alle steuerlich relevanten Arbeitsschritte bis zur Übergabe der Belege an den Steuerberater. Auch die Archivierung der Belege ist für die Verfahrensdokumentation wichtig – nicht nur Papierdokumente sind sinnvoll aufzubewahren, auch digitale Rechnungen, Belege und Mails müssen bis zum Ablauf der gesetzlichen Fristen revisionssicher archiviert werden.

Anwenderdokumentation:

Die Anwenderdokumentation stellt die Bedienungsanleitung für die sachgerechte Nutzung der jeweils eingesetzten EDV und IT-Systeme dar. Dazu werden aber auch tatsächlich die haptischen Bedienungsanleitungen der genutzten Systeme in der Verfahrensdokumentation hinterlegt. 

Technische Dokumentation:

Die technische Systemdokumentation beantwortet Fragen wie: welche IT- und DV-Systeme werden genutzt, welche Hardware, Netzwerke, ASP (Anwendungsdienstleistern)- oder Cloud-Anwendungen sind im Einsatz, welche Daten-Strukturen bestehen, wie arbeiteten die einzelnen EDV-Bereiche zusammen, wie sind Datenschutz und Datensicherung organisiert?

Betriebliche Dokumentation:

Die betriebliche Prozesserfassung beinhaltet: bei der Erstellung der Betriebsdokumentation geht es um die Beschreibung der Belegorganisation sowie der Einhaltung der Vorgaben der Software-Programme.

In einer Verfahrensdokumentation müssen Sie als Unternehmer auch genaue Aussagen zu Datenschutz und -sicherung abgeben – wie sind insbesondere personenbezogene Daten in Ihrem Unternehmen vor fremdem Zugriff geschützt, wie stellen Sie sicher, dass Backups Ihrer Daten stets aktuell und verwendbar sind?

IKS (internes Kontrollsystem):

Ein essentieller Bestandteil der Verfahrensdokumentation ist und bleibt das IKS (internes Kontrollsystem). Wie ein IKS in den Grundzügen aussehen könnte und welche Inhalte für die Erstellung eines IKS relevant sind, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen.

Internes Kontrollsystem Auszug

Sie haben noch kein IKS? Dann beginnen wir doch zuerst bei Ihnen mit der Erstellung einer Verfahrensdokumentation – denn mit der Erfassung Ihrer Prozessschritte, ist der erste Schritt zur Ausarbeitung eines IKS oder anderer Compliance-Richtlinien bereits getan.

Fazit:

Auch die Finanzämter stehen nicht still – eine Verfahrensdokumentation muss, um Ihre Gültigkeit zu behalten, nicht nur mit den wechselnden gesetzlichen Anforderungen schritthalten, sondern immer ein aktuelles Abbild Ihres Unternehmens darstellen.

Verschiedene Kammern und Verbände empfehlen deswegen die Überprüfung der Dokumentation in einem jährlichen Turnus, damit bei Mitarbeiterwechseln oder Softwareanpassungen auch die Aktualität gewahrt wird. Auch bei der Aktualisierung der Verfahrensdokumentation lassen wir Sie nicht im Stich: Gerne unterstützen wir Sie dabei, betriebliche Änderungen auch in Ihrer Verfahrensdokumentation richtig darzustellen.

Denn nur so können diese von Dritten nachvollzogen und ohne Lücken geprüft werden.

Lösung:

Aber wer braucht denn nun so eine Verfahrensdokumentation? Wirklich jeder? Hier gibt es nur eine Antwort: Ja! Eine Verfahrensdokumentation muss jeder Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften im Sinne der §§ 5, 4 Abs. 1 EStG erstellen und bei Fragen der Betriebsprüfer schriftlich vorlegen können. Hierbei spielt die Betriebsgröße keine Rolle.

Und was ist, wenn ich z.B. bei einer Betriebsprüfung keine Erfassung meiner betrieblichen Prozesse vorweisen kann? Wahrscheinlich: Eine nicht ordnungsgemäße oder gar eine nicht vorhandene Prozesserfassung kann im Rahmen einer Betriebsprüfung zu Herausforderungen mit der Finanzverwaltung führen. Schlimmstenfalls könnten umfangreiche Hinzuschätzungen vorgenommen werden, weil ein Betriebsprüfer die Buchhaltung aufgrund von formellen Mängeln verwerfen kann.

Wer nun aufmerksam gelesen hat, dem ist nicht entgangen, dass wir am Anfang von Vorteilen für den Unternehmer gesprochen habe. Bislang ging es hauptsächlich um Pflichten. Während der Prozesserfassung haben wir bislang bei jedem Unternehmer den sprichwörtlichen AHA-Effekt kennengelernt, denn die Beschäftigung mit den betriebsinternen Prozessen und Strukturen ändert immer die Perspektive.

Sie als Unternehmer beschäftigen sich tagtäglich mit dem eigenen Unternehmen. Trotzdem sind viele Prozesse und Arbeitsschritte vielleicht gar nicht bekannt. Viele der von uns begleiteten Unternehmen nutzten die Erstellung der Verfahrensdokumentation für eine Inventur der eigenen Prozesse – eine Optimierung der Nebenprozesse gibt schließlich mehr Zeit für das Kerngeschäft frei. Noch nie war es leichter sich mit der Digitalisierung und Prozessoptimierung im eigenen Unternehmen zu beschäftigen – die Verfahrensdokumentation kann hierfür ein sinnvoller erster Schritt sein.

Digitalisierung:

Um die Digitalisierung kümmern wir uns im nächsten Beitrag – um Ihre Verfahrensdokumentation kümmern wir uns sofort!  

Am besten starten wir bei einem unverbindlichen und kostenlosen Erstgespräch.

Verfahrensdokumentation oder Prozessoptimierung – der versteckte Vorteil für jeden Unternehmer.

„Mein Steuerberater sagt, dass ich keine Erfassung für mein Unternehmen benötige!“ Es gibt viele Aussagen und  Fragen, rund um diesen Bereich. Wir haben den Überblick und die dazu passenden ergänzenden Informationen und Aussagen von Stuttgarter Richtern und den anstehenden Anpassungen im Prüfungsverhalten von Finanzämtern in Baden-Württemberg.

Bild: „Begin“ by  https://unsplash.com/@dsmacinnes

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