Was bedeutet Verfahrensdokumentation nach GoBD?

GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Inkraftgetreten ist die Verordnung am 31. Dezember 2014 und die Neufassung am 1.1.2020.

Die GoBD betrifft alle Unternehmen, die Gewinneinkünfte erzielen und IT/EDV-gestützt Arbeiten – somit neben sämtlichen Groß- und Kleinunternehmen auch alle selbstständigen Gewerbetreibenden und Freiberufler.

 

Um es auf den Punkt zu bringen: “Sind Sie Unternehmer, müssen Ihre Bücher stimmen. Setzen Sie hier elektronische Hilfsmittel ein, betrifft Sie die Verfahrensdokumentation.”

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INFO

Für jeden, der den gesamten Text des Bundesministerium der Finanzen vom 28. November 2019 lesen möchte, haben wir hier ein PDF für Sie zum Download. (352KB)

Keine Kür, sondern Pflicht!

  • Die Verfahrensdokumentation ist keine Kür, sondern die Pflicht jedes Unternehmens! Dabei spielt es keine Rolle, ob Ihr Unternehmen aus Ihnen alleine besteht, oder ob Sie mehrere Mitarbeiter beschäftigen. Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet bestimmte Abläufe in Ihrem Unternehmen auf eine vorgeschriebene Weise zu dokumentieren.
  • In einer Verfahrensdokumentation werden betriebliche Abläufe eines bestimmten Themas (z.B. Belegerfassung) schriftlich erfasst und nachvollziehbar dargestellt.
  • Nach den § 239 und 257 (HGB) ist die für Dritte (z.B. Steuerberater, Finanzprüfer) nachvollziehbare Dokumentation betrieblicher Prozesse verpflichtend.

Bestandteile der Verfahrensdokumentation

In der Regel besteht die Verfahrensdokumentation aus den folgenden vier Punkten:

Eine sprichwörtlich allgemeine Beschreibung der dokumentierten Tätigkeit.

Die Anwenderdokumentation stellt die Bedienungsanleitung für die sachgerechte Nutzung der jeweils eingesetzten EDV und IT System dar.

Beantwortet Fragen wie: welche IT- und DV-Systeme werden genutzt, welche Hardware, Netzwerke, ASP- oder Cloud-Anwendungen sind im Einsatz?, Welche Daten-Strukturen bestehen?, Wie arbeiteten die einzelnen EDV-Bereiche zusammen?, Wie sind Datenschutz und Datensicherung organisiert?

Bei der Erstellung der Betriebsdokumentation geht es um die Beschreibung der Belegorganisation sowie der Einhaltung der Vorgaben der Software-Programme.

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GoBD Rn. 151:
Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems bezieht (siehe unter 3.), muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

GoBD Rn. 152:
Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.

GoBD Rn. 153:
Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

GoBD Rn. 141:
Belege, Unterlagen und Dokumente in Papierform sind in der Verfahrensdokumentation wie elektronische Dateien zu berücksichtigen. Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen.

Grundsätzlich gilt – Die Verfahrensdokumentation bestimmter Vorgänge im Unternehmen ist nach den GoBD Pflicht!

Dazu zählen z.B. buchhalterische Prozesse, wie die Belegablage oder die Führung einer Kasse. Sollte bei Ihnen eine Betriebsprüfung anstehen und Sie haben auf Nachfrage des Prüfers keine oder nur eine ungenügende Verfahrensdokumentation vorzuweisen, darf der Buchprüfer Ihre Buchführung verwerfen und hinzuschätzen. In einem solchen Fall sind Hinzuschätzungen grundsätzlich rechtmäßig und dürfen gemäß Abgabenordnung § 162 ohne weiteres zwischen fünf und zehn Prozent des Umsatzes betragen.

Allerdings ist eine mangelnde oder mangelhafte Verfahrensdokumentation nicht direkt ein Kriterium für eine Hinzuschätzung, da die GoBD hier keinen formellen Mangel mit sachlichem Gewicht sieht, solange die Nachvollziehbarkeit nicht beeinträchtigt ist. Sofern also keine weiteren Verstöße gegen die GoBD vorliegen und die Buchhaltung inhaltlich stimmt, stellt eine fehlende oder nicht einwandfreie Verfahrensdokumentation kein Grund für eine Hinzuschätzung.

Doch nicht nur Ihre Buchprüfung ist von einer Verfahrensdokumentation betroffen: Seit Mai 2018 mit Inkrafttreten der DSGVO ist ein fehlendes Verfahrensverzeichnis innerhalb Ihrer Dokumentation allerdings kein Kavaliersdelikt mehr. Erfüllen Sie nicht die Vorgaben der Datenschutzverordnung, können Ihnen Strafen drohen.

  1. Beobachten und Verschriftlichung der bestehenden innerbetrieblichen Prozesse.
  2. Prüfung, ob der Ablauf mit den Regeln der Buchführung konform ist.
  3. Ggf. erfolgt eine Optimierung dieser Prozesse innerhalb des Betriebs
  4. Erstellen der schriftlichen Verfahrensdokumentation.
  5. Bei Veränderungen wird die Verfahrensdokumentation aktualisiert.

Innerhalb eines Unternehmens laufen täglich viele verschiedene Prozesse (oder Arbeitsabläufe) ab, die nicht nur für das effiziente Funktionieren des Unternehmens selbst, sondern auch für die buchhalterischen Vorgänge wichtig sind: Schließlich erreicht Ihr Unternehmen über verschiedene
Zugangswege, z.B. via E-Mail oder traditionell per Post, für die Finanzen wichtige Unterlagen – Angebote, Rechnungen, Verträge, etc.

Um sicherzustellen, dass innerhalb der unternehmensinternen Verarbeitungskette keine Dokumente oder Informationen verloren gehen, sind effiziente Prozesse notwendig, die, schriftlich festgehalten, die zügige und korrekte Erfassung betrieblicher Informationen ermöglichen. Nun ist jeder Mitarbeiter und jedes Unternehmen einzigartig, ebenso wie die bereits, ob geplant, oder über die vergangene Zeit entstandenen, vorhandenen Arbeitsketten. Deshalb ist es für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation wichtig, sich zuerst die bereits etablierten Arbeitsmechanismen anzuschauen und vorab zu dokumentieren.

Der Dokumentation folgt eine Phase der Analyse dieser Prozesse – schließlich gibt es oft über die Jahre angewöhnte Verhaltensweisen oder Prozesse, die sich bei näherer Betrachtung als ineffizient oder falsch herausstellen. Auch ist stets die Regelkonformität zu beachten, schließlich müssen auch die unternehmensinternen Prozesse stets den Leitsätzen von BGB, HGB und GoBD folgen.

Auf die Analyse folgt die Optimierung der festgestellten Arbeitsabläufe, welche schlussendlich so effizient wie möglich und fest innerhalb des Rechtsrahmens stehend in einer Verfahrensdokumentation festgehalten werden. Diese dient nicht nur für die schnelle Orientierung für Steuerprüfer und das Finanzamt, sondern auch für die Einführung von neuen Mitarbeitern oder die zukünftige Umstellung betrieblicher Prozesse, wenn z.B. eine neue Fakturierungssoftware eingeführt wird.

In jedem Fall muss die Verfahrensdokumentation stets aktuell gehalten werden, um Fehlern oder Abweichungen aufgrund von veränderten Rahmenbedingungen vorzubeugen.

Auch abseits von Vorgaben ist eine Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen wertvoll. Hier einige Beispiele die wir in unserer täglichen Praxis erfahren:

  1. Die Schulung neuer Mitarbeiter im Betrieb an DV-Systemen wird durch das schnellere Kennenlernen betrieblicher Prozesse verbessert, da diese bereits in einer Verfahrensdokumentation transparent und nachvollziehbar dargestellt wurden.
  2. Änderungen von Systemen und Prozessen, wie z.B. die Einführung von neuenFakturierungssystemen, wird durch die bisherige Festschreibung erleichtert – schließlich sind die Anforderungen und Nutzungsgewohnheiten ein Bestandteil der Betriebsdokumentation.
  3. Durch die Verfahrensdokumentation hergestellte Transparenz der intern genutzten Verfahren ermöglicht Effizienzsteigerungen und Qualitätsverbesserungen. Das ergibt unter dem Strich einen höheren Gewinn und zufriedenere Mitarbeiter und Kunden.
  4. Wenn Informationen eines Arbeitsablaufs (oder auch nur Teile davon)abteilungsübergreifend Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stehen, können alle Beteiligten den gesamten Ablauf eines Prozesses nachvollziehen, verstehen und auch verbessern. Denn wer nur einen (seinen) kleinen Teil eines komplexen Ablaufs kennt, der kann sich nicht in die Lage seiner Kollegen versetzen und unterstützen und nachvollziehen warum oft vermeintlich kleine Dinge zu einem “Aufreger” oder Problem werden.
  5. Jeder Mitarbeiter kann überraschend ausfallen! Für länger oder auch für immer und das aus den verschiedensten Gründen. Als Firmenlenker können Sie ab einer gewissen Unternehmensgröße unmöglich alle Prozesse selbst im Blick haben. Je genauer und je umfangreicher bestehende Aufgaben dokumentiert sind, desto weniger Fehler werden beider Neubesetzung einer Position gemacht.
  6. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen IT-Gestützt arbeiten – und dies ist sicherlich der Fall – dann ist eine vernünftige Dokumentation Ihrer Soft- und Hardware, Lizenzen, Zugängen und Schnittstellen zu Steuerberatern, Banken usw. ohnehin unabdingbar. Insbesondere die EU-Datenschutzgrundverordnung verlangt Ihnen hier einiges ab. So können Datenlecks im Vorfeld erkannt und geschlossen und Datenschutzverstöße vermieden werden. Und das nicht nur weil Sie dazu verpflichtet sind, sondern weil es vor allem Ihnen selbst nützt.
  1. Der erste Schritt ist ein kurzes kostenloses Erstgespräch vorab. Dies kann telefonisch oder bei Ihnen vor Ort erfolgen. Wir verschaffen uns einen groben Überblick, welche Abläufe dokumentiert werden müssen und können danach den monetären und zeitlichen Aufwand einschätzen.

  2. Sie erhalten von uns ein Angebot und nach Auftragsvergabe eine Checkliste von uns, in der Sie zu Ihren Unternehmens- und Betriebsdaten Stellung nehmen.

  3. Bei einer Begehung Ihres Unternehmens vor Ort lernen wir Sie und Ihre Systeme kennen und machen uns einen Eindruck von Ihren Arbeitsabläufen und -verfahren.

  4. Wir bringen Ihre Angaben und unsere Beobachtungen in Form, stellen gegebenenfalls noch einige Abschlussfragen und fertigen Ihre individuelle Verfahrensdokumentation an. Diese erhalten Sie standesgemäß gebunden, aber auch als digitales und sicheres PDF für Ihre Unterlagen.

  5. Neben der Verfahrensdokumentation selbst erhalten Sie von uns weiterhin einen Ratgeber, welcher für Sie relevante Hinweise und Vorschläge enthält, wie Sie Ihre betrieblichen und buchhalterischen Abläufe effizienter und gesetzeskonformer gestalten können. Selbstverständlich stehen wir Ihnen mit unserer Expertise auch bei der Optimierung Ihrer Prozesse zur Seite.

Auch die Finanzämter stehen nicht still – eine Verfahrensdokumentation muss, um Ihre Gültigkeit zu behalten, nicht nur mit den wechselnden gesetzlichen Anforderungen schritthalten, sondern immer ein aktuelles Abbild Ihres Unternehmens darstellen.

Verschiedene Kammern und Verbände empfehlen deswegen die Überprüfung der Dokumentation in einem jährlichen Turnus, damit bei Mitarbeiterwechseln oder Softwareanpassungen auch die Aktualität gewahrt wird.

Auch bei der Aktualisierung der Verfahrensdokumentation lassen wir Sie nicht im Stich: Gerne unterstützen wir Sie dabei, betriebliche Änderungen auch in Ihrer Verfahrensdokumentation richtig darzustellen.

Der Aufwand für die Erstellung Ihrer individuellen Verfahrensdokumentation ist von Ihrer Firmenstruktur und der Anzahl an zu erfassenden Prozessen und Schnittstellen abhängig.

Für Ihre Kostensicherheit, erhalten Sie nach unserem kostenlosen Erstgespräch ein Angebot mit einer genauen Preiszusage von uns. Je genauer Ihre Angaben zu Ihrem Unternehmen und den bestehenden Prozessen sind, desto präziser können wir den nötigen Aufwand kalkulieren.

Sprechen Sie uns an:

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was eine Verfahrensdokumentation beinhaltet und wie sie Ihnen bei der täglichen Arbeit nützt?

In einem kostenlosen Telefonat klären wir Sie gerne darüber auf. Schreiben Sie uns eine E-Mail oder nutzen Sie das Anfrageformular oder rufen Sie uns an. Wir freuen uns über Ihr Interesse.

Telefon: +49 711 96881201

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