Verfahrensdokumentation – schon davon gehört?

Verfahrensdokumentation – schon davon gehört?

Die Verfahrensdokumentation ist keine Erfindung oder gar ein Märchen aus dem Reich der Fabeln, nein, sie ist Realität. Zwar ist die Verfahrensdokumentation keine gesetzliche Pflicht, ist aber dennoch für alle Unternehmen in Deutschland essentiell: Weshalb, möchten wir Ihnen hier näherbringen.

Milan Verfahrensdokumentation was wir für Sie tun:

Aber eines nach dem anderen. Kümmern wir uns doch erstmal darum, wer wir sind und warum Sie hier sind. Letzteres ist ganz leicht: wir lösen Ihre Herausforderung bei der Erstellung Ihrer individuellen Verfahrensdokumentation – Softwaregestützt und präzise, in einem auf Sie und Ihre unternehmerischen Bedürfnisse angepassten Prozess. Für den ersten Punkt machen wir eine Reise in die nahe Vergangenheit. Wie kommt man dazu, sich mit der Verfahrensdokumentation zu beschäftigten?

Wie viele andere Unternehmer haben wir 2016 Post von unserem Steuerberater bekommen, welcher grundsätzlich umschrieb, welche Änderungen im kommenden Jahr auf uns zukommen werden. Eine dieser angekündigten Änderung war die Erfordernis, eine Verfahrensdokumentation für das eigene Unternehmen zu erstellen – alleine jedoch, ohne Unterstützung war uns dieses Thema zu vielschichtig. Durch Schulungen und Weiterbildungen im Bereich der GoBD, der Digitalisierung in der Buchhaltung und der Verfahrensdokumentation haben wir uns fortgebildet, unsere Erkenntnisse in eine Geschäftsidee entwickelt: Beratung für Unternehmen, die ihre Prozesse verschlanken, ihre Buchhaltung digitalisieren und ihre Backoffice-Tätigkeiten effizienter gestalten wollen. Als Teil des betrieblichen Buchhaltungsprozesses ist die Verfahrensdokumentation hier wichtiger denn je.  

Die GoBD – seit 2015 bei der Finanzverwaltung in Umlauf und zum 01.01.2020 nochmals erweitert.

Obwohl die GoBD seit vielen Jahren in den Unternehmen gelebt sein sollte, sieht die Realität immer noch anders aus. Was sind die GoBD? Hinter diesem Kürzel verbirgt sich die Bezeichnung: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese Richtlinien sind für alle gewerblich tätigen Gesellschaften oder Personen bindend, wie auch für Steuerpflichtige, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) vornehmen oder freiwillig Bücher führen. Also kurz: Unternehmer wie wir alle es sind. Und was machen diese GoBD? Sie regeln nach den Vorgaben der Finanzverwaltung die Vorgehensweise zur Erfassung aller vor- und nachgelagerten Datenverarbeitungsschritte direkt oder indirekt.

Aus der praxis für die praxis

Das hört und liest sich sehr komplex. Machen wir es greifbar, an einem Beispiel aus vielen Bereichen der Verfahrensdokumentation: Sie als Unternehmer erhalten ganz klassisch per Post eine Rechnung. Wie ist der Weg dieser Rechnung, bis sie beim Steuerberater landet? Welche einzelnen Prozessschritte durchläuft diese Rechnung?

Sie merken es, wir sind, während Sie das lesen, sehr einfach über viele Gegebenheiten hinweg gegangen, um beim eigentlichen Bereich aus unserer Überschrift zu landen: der Verfahrensdokumentation. Aber was ist denn nun die Verfahrensdokumentation und gibt es dafür auch ein Kürzel?

Die Verfahrensdokumentation (VD) in der Praxis sieht auf den ersten Blick umständlich und kompliziert aus. Vor allem gibt es Bereiche, welche bei einer Erfassung meist vergessen werden und dann kommt der sachverständige Dritte, in dem Fall der Prüfer vom Finanzamt und fragt ausgerechnet den Punkt ab, den Sie als Unternehmer nicht schlüssig erklären können und schon wird es eventuell nicht mehr ganz so angenehm. Oder anders ausgedrückt: es kann – muss aber natürlich nicht so sein. Die Erfahrung aus der Praxis jedoch zeigt, dass die Prüfer vermehrt bereits im Vorfeld der Betriebsprüfung (BP) in einem Formular Bereiche aus der Verfahrensdokumentation (VD) abfragen.

Fazit:

eine VD muss so gestaltet sein, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb einer angemessenen Zeitspanne einen Überblick über die Unternehmensprozesse und -strukturen verschaffen kann.

Eine VD umfasst zum unter anderem:

  • Eine Allgemeine Beschreibung der unternehmensinternen Prozesse
  • Die Anwenderdokumentation
  • Eine Systemdokumentation
  • Die Betriebsdokumentation

Sie erkennen die Vielschichtigkeit dieses Themas? Auf den ersten Blick wirkt es aufwendig und wie in vielen Gesprächen auch gespiegelt, für manche Unternehmer auch abschreckend. Dabei ist es allerhöchste Zeit, dass Sie sich als Unternehmer mit dem Thema GoBD und VD beschäftigen! Gerade die kleinen und mittleren Unternehmen können keinen Nachweis der VD liefern – oder handeln nicht nach den Spielregeln der GoBD. Mit dem Vorzeigen einer VD und eines implementierten internen Kontrollsystems (IKS) minimieren Sie umständliche Nachfragen und riskieren keine Hinzuschätzungen.

Milan Verfahrensdokumentation ist Ihr richtiger und auf das Thema VD und GoBD spezialisierter Partner.

Sprechen Sie uns einfach an. Denn aus der praxis für die praxis lässt sich sagen: auch wenn Sie als Unternehmer meinen, alle Vorgänge in Ihrem Betrieb zu kennen, der Blick von außen durch uns hat bisher bei jedem Unternehmer für neue Erkenntnisse gesorgt. Und welcher Unternehmer möchte nicht gerne effizienter agieren?

Nutzen Sie als Unternehmer die Chance der Digitalisierung – Sie haben den Vorteil auf Ihrer Seite.

Sprechen Sie uns an:

Telefon: +49 711 96881201

E-Mail: post@milan-verfahrensdokumentation.de

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Dieser Beitrag hat keine rechtliche oder steuerberatende Funktion – er dient zur Information. Für eine genauere Beratung setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. 

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